КУДиР селлера: как заполнять по отчётам маркетплейса и за что штрафуют
Книга — не отчётность, а доказательство базы. Как записывать сотни продаж одной строкой по отчёту агента, какие разделы заполнять и что грозит по ст. 120 НК.
Книгу учёта доходов и расходов не сдают вместе с декларацией, и из-за этого её часто ведут формально или не ведут вовсе. Ошибка в том, что КУДиР — не отчётность, а доказательство. Именно её запрашивают, когда проверяют декларацию, и именно по ней инспектор решает, подтверждена ваша база или нет.
Что это и зачем
Обязанность вести книгу установлена статьёй 346.24 НК. Форма — по КНД 1152018.
Заверять книгу в налоговой не нужно: это требование отменено много лет назад. Но представить её по требованию придётся, и вести обязаны все на УСН — и организации, и ИП, независимо от объекта налогообложения.
Книга ведётся отдельно за каждый календарный год. Можно на бумаге, можно в электронном виде — но электронную по окончании года распечатывают, прошивают, нумеруют и заверяют подписью и печатью, если печать есть.
Разделы, которые заполняет селлер
Раздел I — доходы и расходы. Основной. Хронологический перечень операций с датой, номером и содержанием первичного документа.
На УСН «Доходы» заполняется только графа доходов. Расходы вносить не нужно и не следует — они всё равно не влияют на налог, а лишние записи создают вопросы.
Раздел IV — страховые взносы. Только для объекта «Доходы». Здесь показываются суммы, на которые уменьшается налог по пункту 3.1 статьи 346.21 НК.
Раздел II (основные средства) и раздел III (убытки прошлых лет) — для объекта «Доходы минус расходы», если у вас есть соответствующие операции.
Как записывать продажи через маркетплейс
Здесь и возникает главная сложность. Покупателей за неделю — сотни, а первичный документ один: отчёт о реализации.
Записывать каждую продажу отдельной строкой не нужно и невозможно. Основанием служит отчёт агента: одна строка на отчёт, с датой признания дохода, номером отчёта и суммой реализации.
Что важно:
- Сумма — выручка от покупателей, а не «Итого к перечислению».
- Дата — дата признания дохода по кассовому методу, включая дату акта взаимозачёта.
- Возвраты показываются отдельной записью со знаком минус в том периоде, когда прошли.
- Компенсации от площадки — отдельной строкой как внереализационный доход.
На УСН 15% удержания площадки записываются в графу расходов — тоже по отчёту, с разбивкой по видам, потому что штрафы в расход не идут.
За что штрафуют
Отсутствие книги или грубые нарушения учёта — статья 120 НК. Штраф 10 000 ₽, а если нарушение растянулось больше чем на один налоговый период — 30 000 ₽. Если при этом занижена база — 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽.
Под грубым нарушением понимается в том числе систематическое, то есть два раза и более за год, несвоевременное или неправильное отражение операций.
Непредставление книги по требованию — статья 126 НК, 200 ₽ за документ. Сумма небольшая, но сам факт отказа резко повышает вероятность того, что расходы снимут целиком: подтверждать их станет нечем.
Типичные ошибки
- Ведут по банковской выписке. Тогда в книгу попадают суммы после удержаний, база занижается, а взаимозачёт исчезает полностью.
- Заполняют раз в год перед декларацией. Формально это уже несвоевременное отражение операций, а практически — гарантия расхождений, потому что восстанавливать хронологию по памяти невозможно.
- Не показывают возвраты. База завышается, налог переплачивается.
- Смешивают личные и предпринимательские операции на счёте ИП. Потом приходится доказывать, что перевод родственнику не был доходом.
- Не хранят отчёты площадок. Книга без первички не доказывает ничего.
Сколько хранить
Четыре года после отчётного периода — подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК. Вместе с книгой хранятся и документы-основания: отчёты площадок, банковские выписки, акты, договоры с поставщиками.
Если переносили убыток на будущее, документы по нему хранятся весь срок переноса — до десяти лет.
Закрытие ИП срок не сокращает: инспекция вправе проверить последний период и после прекращения статуса, а отвечать будет уже физическое лицо.
Как собрать книгу без ручного переноса
Строк в КУДиР селлера за год — по числу отчётов плюс возвраты, компенсации и взносы. Каждая должна опираться на конкретный документ и совпадать с ним по сумме и дате.
«Сходится» собирает КУДиР по форме КНД 1152018 прямо из ваших выгрузок: берёт отчёты WB и Ozon, раскладывает суммы по видам, сопоставляет с банковской выпиской и проставляет даты признания дохода — включая взаимозачёты. Вместе с книгой формируются декларация и сводка сверки, по которой видно, откуда взялась каждая цифра.
Частые вопросы
Нужно ли заверять КУДиР в налоговой
Нет, это требование отменено. Но вести книгу обязаны все на УСН — статья 346.24 НК, — и представить её по требованию придётся.
Как записывать сотни продаж через маркетплейс
Одной строкой на отчёт агента: дата признания дохода, номер отчёта, сумма реализации. Каждую продажу отдельно записывать не нужно.
Что грозит за отсутствие книги
Статья 120 НК: 10 000 ₽, при нарушении более чем в одном налоговом периоде 30 000 ₽, а если занижена база — 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽.