Какие отчёты выгружать из кабинетов WB и Ozon для налоговой
Чек-лист комплекта документов за период: какие отчёты, в каком формате и как проверить, что ничего не потеряно. Почему скриншот кабинета не является документом.
Половина проблем с отчётностью селлера начинается не с расчёта, а со сбора документов: скачали не то, скачали не за тот период, скачали в виде, из которого ничего не достать. Разберём, что именно выгружать из личных кабинетов Wildberries и Ozon, в каком формате и как проверить, что комплект полный.
Общий принцип: нужен первичный документ, а не картинка
Для налоговой первичный документ по продажам через маркетплейс — это отчёт агента о реализации. Он подтверждает и вашу выручку, и удержания площадки.
Скриншот личного кабинета документом не является. Сводная цифра из раздела «Аналитика» — тоже: она показывает динамику, а не бухгалтерские суммы, и в ней бывают другие принципы группировки.
Правило простое: выгружайте файл, а не изображение, и берите раздел с документами, а не с аналитикой.
Wildberries
Отчёт о реализации (детализация) — основной документ. Формируется еженедельно. Выгружать нужно все отчёты за период, а не последний и не выборочно: пропущенный отчёт — это пропущенная неделя выручки.
За год их набирается порядка пятидесяти. Формат — XLSX, детализация построчно.
Что должно быть в комплекте помимо отчётов:
- Возвраты — если они не вошли в отчёты отдельными строками.
- Документы по платному продвижению — акты или отчёты по рекламным услугам. Без них реклама не подтверждена как расход на УСН 15%.
- Акты по штрафам, если хотите отделить их от прочих удержаний. На 15% это принципиально: штрафы в расход не идут.
Проверка полноты: отчёты должны перекрывать весь период без разрывов по датам. Между концом одного и началом следующего не должно быть пропущенных недель.
Ozon
Отчёт о реализации товаров — аналог отчёта агента, формируется по периодам.
Акт сверки взаиморасчётов — квартальный. Самый полезный документ для самопроверки: в нём обороты по данным площадки, то есть ровно то, что Ozon передаст в ФНС. Если ваш расчёт расходится с актом сверки, вы узнаете об этом до налоговой.
Детализация начислений по услугам — логистика, размещение, продвижение, обработка. Нужна для 15%, чтобы разложить удержания по видам.
Уведомления о выкупе и документы по утилизации или списанию — их часто игнорируют, а зря: они объясняют движение товара и суммы, которые иначе выглядят необъяснимыми.
УПД — универсальные передаточные документы, в том числе в виде XML по формату ФНС. Из XML сумма достаётся точнее, чем из печатной формы.
Банковская выписка
Нужна обязательно — не как источник дохода, а как инструмент сверки.
Выгружайте за тот же период, что и отчёты, и лучше в формате 1CClientBankExchange (текстовый файл обмена с 1С): в нём есть контрольные итоги «Всего поступило» и «Всего списано», по которым сразу видно, полностью ли выгружен период. PDF-выписка тоже подойдёт, но из неё труднее доставать суммы, и контрольные итоги приходится искать в шапке печатной формы.
Сверка простая: сумма «Итого к перечислению» по всем отчётам должна сойтись с поступлениями от площадки по выписке. Разница — это взаимозачёт, и её нужно объяснить документом.
Чек-лист комплекта за период
- Все отчёты о реализации WB, без пропусков по неделям.
- Все отчёты о реализации Ozon за тот же период.
- Акты сверки Ozon по кварталам.
- Детализация услуг и рекламы по обеим площадкам.
- Документы по возвратам, компенсациям, выкупу, списанию.
- Банковская выписка за тот же период, желательно в формате 1С.
- Договоры и УПД с поставщиками — для подтверждения себестоимости на 15%.
Форматы, с которыми потом не мучиться
- XLSX — отчёты площадок. Из него достаются суммы построчно.
- TXT в формате 1С — банковская выписка. Есть контрольные итоги.
- XML — УПД по формату ФНС. Точнее печатной формы.
- PDF — годится для выписок и актов, но хуже читается автоматически. Если есть выбор — берите не PDF.
Отдельно: сканы вместо файлов. Отчёт, отсканированный с бумаги, для налоговой документ, а для любой автоматической обработки — картинка. Если площадка отдаёт файл, берите файл.
Как проверить, что ничего не потеряно
Три проверки, которые ловят почти все пропуски:
- По датам: отчёты покрывают период сплошь, без дыр.
- По контрольному равенству каждого отчёта: выручка минус удержания плюс компенсации равно «Итого к перечислению».
- По выписке: сумма итогов к перечислению сходится с поступлениями, а разница объяснена зачётом.
Все три делаются вручную, но на полусотне отчётов это несколько дней работы и высокий шанс ошибиться в арифметике.
«Сходится» принимает архив целиком — WB, Ozon и выписку одним файлом, разбирает XLSX, PDF, XML и формат 1С, сам сортирует документы по типам и прогоняет все три проверки. Файлы, которые разобрать не удалось, не исчезают молча: по каждому показывается причина.
Частые вопросы
Подойдёт ли скриншот личного кабинета
Нет. Первичным документом является отчёт агента о реализации — файл, а не изображение. Сводные цифры из раздела аналитики тоже не подходят: там другие принципы группировки.
Нужна ли банковская выписка, если есть отчёты
Нужна — как инструмент сверки. Сумма «Итого к перечислению» по всем отчётам должна сойтись с поступлениями от площадки; разница указывает на взаимозачёт.
В каком формате выгружать
Отчёты площадок — XLSX, банковскую выписку лучше в формате 1CClientBankExchange: в нём есть контрольные итоги, по которым видно, полностью ли выгружен период. УПД — в XML по формату ФНС.